Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan ASN Berdasarkan Peraturan BKN Nomor 10 Tahun 2021

Tata cara pelaksanaan penyusunan kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) diatur dalam Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2021.

Dengan terbitnya Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2021 ini maka mencabut:

Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Analisis Jabatan; dan
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil,

Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.

Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundangundangan.

Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pegawai ASN dalam suatu satuan organisasi.

Pemangku Jabatan adalah orang yang memegang jabatan atau menjadi wakil untuk melakukan jabatan.

Jabatan Pimpinan Tinggi yang selanjutnya disingkat JPT adalah sekelompok jabatan tinggi pada Instansi Pemerintah.

Jabatan Administrasi yang selanjutnya disingkat JA adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan.

Jabatan Fungsional yang selanjutnya disingkat JF adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.

Pejabat Pembina Kepegawaian yang selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang mempunyai kewenangan menetapkan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai ASN dan pembinaan manajemen ASN di Instansi Pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyusunan Kebutuhan ASN adalah penentuan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan ASN yang diperlukan untuk melaksanakan tugas instansi secara efektif dan efisien untuk jangka waktu tertentu dalam rangka mendukung pencapaian tujuan Instansi Pemerintah.

Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata cara pelaksanaan penyusunan kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) dapat didownload pada bagian bawah halaman ini.

Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara

Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan ASN dilaksanakan berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Hasil penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan ASN setiap tahun terdiri dari:

informasi Jabatan;
jumlah kebutuhan Pegawai ASN; dan
peta jabatan pada masing-masing unit organisasi.

Tahapan Penyusunan Kebutuhan ASN terdiri dari:

Penyusunan Analisis Jabatan;
Penyusunan Analisis Beban Kerja;
Penyusunan Peta Jabatan;
Pengusulan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara;
Penyampaian Usul Kebutuhan; dan
Analisis Kebutuhan Aparatur Sipil Negara.

Analisis Jabatan

Analisis Jabatan harus memuat informasi Jabatan sebagai berikut:

identitas Jabatan;
ikhtisar Jabatan;
kualifikasi Jabatan;
tugas pokok;
hasil kerja;
bahan kerja;
perangkat kerja;
tanggung jawab;
wewenang;
korelasi Jabatan;
kondisi lingkungan kerja;
risiko bahaya;
syarat Jabatan;
prestasi kerja; dan
kelas jabatan.

Identitas Jabatan merupakan kumpulan informasi yang terdiri atas:

nama Jabatan atau nomenklatur Jabatan;
kode Jabatan; dan
unit kerja.

Ikhtisar Jabatan merupakan ringkasan dari tugas yang dilakukan Pemangku Jabatan, yang tersusun dalam satu kalimat yang mencerminkan pokok tugas Jabatan.

Penyusunan ikhtisar Jabatan harus memenuhi kriteria:

apa yang dikerjakan;
bagaimana cara mengerjakan; dan
mengapa tugas tersebut harus dikerjakan.

Kualifikasi Jabatan merupakan kualifikasi minimal yang harus dimiliki Pemangku Jabatan sesuai dengan tugas dan fungsi Jabatan yang terdiri atas:

pendidikan;
Pelatihan; dan
pengalaman.

Tugas pokok merupakan paparan atau uraian atas semua tugas Jabatan yang harus dilakukan oleh Pemangku Jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja atau output dengan menggunakan peralatan kerja atau sarana prasarana sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.

Penyusunan tugas pokok mengikuti kaidah:

tersusun dalam susunan kalimat yang memuat apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan mengapa tugas tersebut harus dikerjakan;
tugas JF disesuaikan dengan butir kegiatan JF, tugas dan/atau fungsi unit organisasi tempat JF tersebut bertugas;
tugas Jabatan pelaksana terdiri dari tugas teknis sebagai turunan dari tugas teknis atasan langsungnya;
tugas JPT, Jabatan administrator, dan Jabatan pengawas terdiri atas tugas manajerial dan tugas teknis;
penyusunan tugas manajerial menggambarkan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan; dan
penyusunan tugas teknis menggambarkan distribusi peran dari jabatan yang paling tinggi sampai dengan Jabatan yang paling rendah dalam satu unit organisasi.

Hasil kerja merupakan suatu keluaran atau output dari pelaksanaan tugas Jabatan yang dapat diukur atau dihitung berdasarkan bukti fisik kegiatan. Satuan hasil kerja paling sedikit dapat berupa dokumen, data, laporan, dan/atau surat.

Bahan kerja merupakan masukan yang diproses, diolah, dan/atau dianalisis untuk setiap uraian tugas. Bahan kerja paling sedikit dapat berupa informasi, jasa, dan/atau benda.

Perangkat kerja merupakan pedoman atau acuan yang digunakan untuk memproses atau mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja pada setiap uraian tugas.

Tanggung jawab merupakan tuntutan Jabatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik mungkin, tepat waktu dan memberikan manfaat atas tugas yang dilaksanakan serta berani menanggung risiko atas keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya.

Wewenang merupakan hak yang dimiliki Pemangku Jabatan untuk mengambil sikap, keputusan atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas.

Korelasi Jabatan merupakan hubungan kerja antara Jabatan yang dianalisis dengan Jabatan lainnya terkait dengan pelaksanaan tugas secara vertikal, horizontal, dan/atau diagonal baik di dalam maupun di luar Instansi Pemerintah dalam hal melaksanakan tugas pokok Jabatan.

Kondisi lingkungan kerja merupakan keadaan tempat Pemangku Jabatan tersebut melaksanakan tugas meliputi aspek lokasi kerja, suhu, udara, luas ruangan, letak, penerangan, suara, keadaan tempat kerja dan getaran.

Risiko bahaya merupakan potensi kejadian atau keadaan yang dapat membahayakan keselamatan atau kesehatan Pemangku Jabatan secara fisik dan/atau kejiwaan ketika melaksanakan tugas Jabatan.

Syarat Jabatan merupakan syarat minimal yang harus dimiliki Pemangku Jabatan untuk menduduki Jabatan yang terdiri atas:

keterampilan;
bakat kerja;
temperamen kerja;
minat kerja;
upaya fisik;
kondisi fisik; dan
fungsi pekerja.

Prestasi kerja merupakan prestasi Pemangku Jabatan yang diharapkan bernilai baik atau sangat baik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang manajemen kinerja.

Kelas Jabatan merupakan kedudukan yang menunjukkan tingkat Jabatan dalam rangkaian susunan Jabatan pada Instansi Pemerintah yang meskipun berbeda dalam hal jenis pekerjaan, tetapi memiliki kesetaraan tingkat kesulitan, bobot, tanggung jawab, dan tingkat persyaratan kualifikasi pekerjaan, serta menjadi dasar penggajian bagi pegawai ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai atau Pemangku Jabatan berdasarkan sejumlah target pekerjaan yang harus diselesaikan pada satuan waktu tertentu.

Pendekatan yang digunakan dalam melakukan penghitungan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan terdiri atas:

hasil kerja;
obyek kerja;
peralatan kerja; dan/atau
tugas per tugas Jabatan.

Penghitungan kebutuhan jumlah dan jenis JF menggunakan pedoman penghitungan dari masing-masing Instansi Pembina JF. Pedoman penghitungan kebutuhan JF harus ditetapkan oleh Instansi Pembina JF sebagai syarat dalam melakukan pengangkatan Pegawai ASN dalam JF.

Aspek dalam melaksanakan Analisis Beban Kerja terdiri atas:

uraian tugas;
volume kerja atau beban kerja;
norma waktu; dan
waktu kerja efektif.

Tahapan yang harus dilakukan dalam Analisis Beban Kerja terdiri atas:

persiapan;
pengumpulan data dan informasi jumlah beban kerja dan waktu penyelesaian setiap uraian tugas;
pengolahan data; dan
verifikasi dan validasi hasil penghitungan kebutuhan pegawai.

Analisis Beban Kerja dengan menggunakan pendekatan peralatan kerja dilaksanakan untuk Jabatan yang pekerjaannya bergantung pada alat kerja yang tersedia. Dalam menggunakan pendekatan peralatan kerja, informasi yang diperlukan adalah:

alat kerja dan satuannya;
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
jumlah alat kerja yang dioperasikan; dan
rasio jumlah pegawai perjabatan per alat kerja (RPK).

Rumus penghitungan jumlah kebutuhan pegawai dengan pendekatan peralatan kerja adalah jumlah peralatan kerja dibagi dengan rasio penggunaan alat kerja.

Analisis Beban Kerja dengan menggunakan pendekatan tugas per tugas Jabatan dilaksanakan untuk Jabatan yang hasil kerja dan obyek kerjanya beragam atau banyak jenisnya.

Dalam menggunakan pendekatan tugas per tugas Jabatan, informasi yang diperlukan terdiri atas:

uraian tugas;
jumlah beban untuk setiap tugas;
waktu penyelesaian rata-rata untuk setiap beban; dan
jumlah jam kerja efektif.

Rumus penghitungan jumlah kebutuhan pegawai dengan pendekatan tugas per tugas adalah jumlah beban kerja dikali dengan waktu penyelesaian dibagi dengan jam kerja efektif.

Penghitungan kebutuhan JPT, Jabatan Administrator, dan Jabatan Pengawas dilakukan berdasarkan jumlah Jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi dan tata kerja yang telah ditetapkan.

Analisis beban kerja dalam rangka penghitungan kebutuhan Jabatan dilakukan untuk menghitung tingkat efektifitas Jabatan dan dapat digunakan sebagai evaluasi organisasi Instansi Pemerintah.

Penghitungan kebutuhan pegawai yang menduduki Jabatan Pelaksana berdasarkan analisis beban kerja menggunakan pendekatan yang sesuai dan tepat setelah memperhatikan hasil kerja, obyek kerja, alat kerja, dan uraian tugas.

Penghitungan kebutuhan pegawai yang menduduki JF dilakukan dengan mengacu pada standar penghitungan yang ditetapkan oleh instansi pembina JF masing-masing dengan memperhatikan beban kerja Jabatan tersebut.

Untuk mengetahui lebih lengkap dan rinci tentang tata cara pelaksanaan penyusunan kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) dapat dilihat dalam Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2021, yang dapat di download disini.